Organización del archivo de un ente público

Organización del archivo del IDEPA

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Cliente

Idepa

Resumen en cifras

  • 1300 m lineales de archivo
  • 200.000 expedientes tratados
  • 2000 prestamos gestionados al año
  • 120 personas atendidas
  • 9 años de ejecución, de 2006 a 2015

Lo que dicen de nosotros

¿Cuál era el problema?

Cuando el IDEPA y Doc-it entraron en contacto, el primero era un ente publico con poco tiempo de vida, que aun no había podido organizar y estructurar correctamente su archivo. No contaba con demasiada experiencia ni personal formado para ello y tenía la obligación legal de custodiar adecuadamente y posibilitar el acceso a sus expedientes. Como parte del archivo general del Principado de Asturias debía seguir sus pautas de organización y normas, así como utilizar su plataforma técnica.

¿Cómo se hizo?

Cuando se inicia el trabajo de organización de un archivo es preciso comenzar por diseñar el sistema que se va a utilizar, estableciendo los tipos de documentos que van a existir y la forma concreta en la que se va a llevar el propio archivo (definición del cuadro de clasificación y series documentales).

Tras la organización inicial se realiza la parte más rutinaria de la tarea que consiste en el tratamiento de todos los expediente acumulados y de los nuevos:

  • Cada expediente se limpia de elementos ajenos (grapas, post.it,…).
  • A continuación se identifica, según los tipos establecidos.
  • El siguiente paso es el grabado en la base de datos.
  • Finalmente se ubica en su sitio definitivo.

En el caso concreto del IDEPA ha sido preciso seguir las normas de limpieza y archivo del Principado de Asturias, ya que es un ente público dependiente de esta administración autonómica. Por el mismo motivo la identificación también ha seguido los criterios archivísticos del Principado, con la creación de series nuevas cuando fue preciso.

Una vez que el archivo se organizó fue posible comenzar a prestar su verdadera función para toda la organización a través de la habilitación de un servicio de préstamo.

Señalar finalmente una característica singular de este caso: en todo momento se han desarrollado todas las tareas en las propias instalaciones del cliente, sin que su documentación haya tenga que salir de las mismas en ningún momento.

¿Qué obtuvo el cliente?

Un archivo organizado, con todos los expedientes identificados de acuerdo al sistema requerido y un servicio de préstamo a toda la organización.

Contar con los servicios de documentalistas expertos.

Reducción del espacio de archivo necesario, mejora de la seguridad de acceso a los expedientes, menor tiempo de recuperación de la información y aumento de la productividad de su personal.

Accesibilidad, transparencia y seguridad.

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