Digitalización de documentos

Tú primer paso para dejar atrás el papel

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Reducir papel en la oficina es mejorar en eficacia y ahorrar costes en muy poco tiempo. La digitalización de documentos puede ayudar a tu empresa a ser mucho más rápida y racional en sus procedimientos.

Si consideras que el volumen de información que se maneja hoy en día ha crecido enormemente respecto a pocos años atrás, ¿qué sentido tiene afrontar esta situación sin apoyarse en las nuevas tecnologías?

  • Documentos que pasan por múltiples manos: expedientes, contratos, proyectos…..Convertirlos desde su origen en formato digital permite ahorrar copias, distribuirlos de forma más rápida, y trabajar mejor de forma colaborativa.
  • Documentos administrativos de uso diario: facturas, partes de trabajo, registros de calidad,… generan un volumen importante de papel. Al digitalizar se pueden almacenar de forma más simple, económica y segura.
  • Documentos antiguos y/o de mucho uso: se consigue preservar el original y una sola digitalización es para toda la vida.

Son sólo tres ejemplos en los que la digitalización te puede ayudar. Analizando el caso concreto se puede ver que parte de documentación merece la pena convertir a formato digital.

Mucho más que manejar un escáner

Solo con digitalizar parte de los documentos que diariamente se manejan en cualquier negocio se gana en eficacia y seguridad, pero el formato electrónico permite ir mucho más allá. Tras el escaneado puede venir el reconocimiento de texto, la captura de datos, el indexado, la puesta en un servidor para acceso remoto….

Contratar un servicio profesional de digitalización es una buena idea. ¿Ha pensado en las ventajas que representa respecto a realizarlo con medios y personal propio?

Personas, equipos y software son los tres elementos claves para desarrollar el trabajo de forma eficiente. Con escáneres de alto rendimiento y software específico podemos digitalizar a gran velocidad y mejorar la legilibidad de los documentos.

El servicio que ofrece Doc-it

Doc-it lleva 10 años prestando servicios de digitalización. Por nuestras manos han pasado millones de documentos y garantizamos la total seguridad y confidencialidad de la información que manejamos. Nunca hemos tenido un solo incidente. Los testimonios de nuestros clientes son el mejor aval.

Contamos con las herramientas tecnológicas y con el personal humano adecuado para convertir en imágenes toda la documentación de tu empresa o institución, independientemente de su formato: facturas, memorias económicas,  libros, mapas, expedientes, fichas, planos….

Podemos recoger los documentos, digitalizarlos, efectuar captura de datos, validar los campos, grabar los documentos en diversos soportes o transferirlos directamente a tus servidores. Si lo precisas, podemos también indexar y poner en marcha sistemas que faciliten su recuperación en movilidad.

Hemos realizado trabajos de digitalización para empresas muy diversas: industria, educación, sanidad, construcción, judicial, administración pública….

Si aún te queda alguna duda sobre costes, tipo de documentos que se pueden digitalizar, soportes con los que trabajamos, plazos de entrega o cualquier otra cuestión, ponte en contacto con nosotros.

Ventajas de la digitalización

  1. Reduce el espacio de archivo en tu empresa
  2. Ahorra en impresión, fotocopias y costes de distribución
  3. Trabajo colaborativo y productividad
  4. Accede a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar
  5. Controla el acceso a documentos sensibles
  6. Protege el papel frente al deterioro natural
  7. Es más sostenible
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Deja atrás el papel y pásate al formato digital con Doc-it

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