De espacio

¿Tus documentos invaden tu oficina?

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Todos sabemos del valor del espacio en una oficina y de los costes de adecuación y mantenimiento que implica. Dedicar este esfuerzo a crear un buen lugar de trabajo y de atención para tus clientes es la mejor opción. Por el contrario no tiene mucho sentido convertirla en un archivo definitivo de documentos.

Es cierto que existen obligaciones legales y que en muchos casos debemos conservar la información durante varios años como por ejemplo los libros contables. También están los documentos que atesoran el saber hacer de la empresa: proyectos, procedimientos, trabajos realizados…

El problema es que la documentación crece y crece. Suele empezar ocupando el espacio más inmediato al de trabajo, de ahí pasa al archivo, es frecuente que a continuación invada pasillos y hasta salas de reuniones. Un último error en esta cadena suele consistir en alquilar un trastero o almacén próximo a la oficina y su adecuación como archivo definitivo.

Sin embargo es posible hacer las cosas de otra manera. La duda que se plantea entonces es ¿qué documentos conservar? ¿cómo hacerlo correctamente? ¿y cuál es el mejor lugar para ese fin?

El problema es más sencillo de lo que parece y la secuencia lógica a seguir consistiría en: ahorrar, reducir, organizar, eliminar y transferir.

Digitalizar es una opción sencilla para ahorrar y reducir. Los documentos en formato digital evitan las fotocopias y no implican espacio de almacenamiento. En muchos casos podremos además deshacernos del original, como en el caso de las facturas, cuando se opte por la digitalización certificada como la que realiza Doc-it.

Otro paso importante para ganar sitio a la documentación consiste en organizar el archivo. Siempre encontramos documentos que no deberían estar ahí: copias o duplicados, notas internas, borradores y hasta publicaciones comerciales. El expurgo y la eliminación mediante destrucción certificada liberará seguramente buen espacio en las estanterías. Además, un archivo ordenado por profesionales es más sencillo de mantener en el tiempo.

Para los documentos de archivo a largo plazo disponemos de la custodia documental externa, una alternativa que permite recuperar mucho espacio. Algunas personas son reticentes a dejar en manos de otros sus documentos y sin embargo un espacio de custodia vigilado es mucho más seguro frente al deterioro, el robo o la pérdida, que una habitación en una oficina o un trastero anexo.

La custodia documental se contrata por metro lineal de estantería por lo que se paga exactamente por lo que se utiliza y la escalabilidad está asegurada.

Una oficina para trabajadores y clientes

Piensa en lo bien que quedaría la oficina con muchos menos papeles, con un pequeño archivo ordenado, con documentos digitales compartidos entre los interesados… Es un cambio de imagen y cultura que todos agradecerán: trabajadores, clientes y personal de mantenimiento.

Quizás puedes dar otros usos a los espacios liberados, como un office o un nuevo despacho para la incorporación que prevés. Seguramente también ganarás en limpieza. En caso de que hayas recurrido al alquiler de locales solo para almacenar documentos, tu bolsillo notará el cambio de forma inmediata.

Más allá del ahorro, de la mejora estética y del mayor confort, también es una cuestión de seguridad. Supón que una avería de agua afecta a tu archivo o la inseguridad de que alguien esté consultando documentos pasados que no debe.

No lo dudes y consúltanos tus dudas sobre cómo ahorrar espacio en el archivo de tu documentación. Tenemos soluciones para todas las escalas de negocio.

Gana espacio y libérate de tu documentación: llama a Doc-it

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