De seguridad

No te acuerdes de la seguridad cuando ya sea tarde

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Muchas empresas no se han planteado la importancia que tiene la seguridad de su documentación. Suelen conservar casi todos sus papeles en su propia oficina, no existe control de accesos, y solo realizan ocasionalmente una copia de seguridad de sus archivos electrónicos. Esto contrasta con el gran valor que tiene esta información en la gran mayoría de negocios.

Si mañana tu empresa no pudiese acceder o utilizar sus datos y documentos no solo tendría importantes problemas legales, sino que seguramente no podría cumplir con sus clientes y contratos. Sería sin duda un gran revés.

La seguridad de la documentación tiene varias dimensiones:

  • Hay que garantizar su integridad evitando daños o pérdidas.
  • Es necesario protegerla de curiosos, robos y filtraciones.
  • Existe obligación legal de custodiar con seguridad datos sensibles de terceros.
  • Dentro de 10 años deberías poder acceder a la información almacenada como hoy mismo.

¿Tu sistema actual cumple estos requisitos? La información de una empresa no se debería gestionar compartiendo carpetas entre varios usuarios o confiándolo todo al papel.

¿Qué pasos dar para mejorar la seguridad de tu información?

Implantar un Sistema de Gestión Documental es una gran idea, ya que incorpora la dimensión de la seguridad de forma integral. Permite por ejemplo controlar quién accede a cada documento y con qué privilegios. También es muy útil para gestionar versiones, evitando sobreescribir documentos válidos. Se puede rastrear quién accede a cada registro. Permite mantener una copia online única de cada documento, evitando las copias sin control. Son muchas las ventajas.

Otros pasos que se pueden dar para mejorar la seguridad de forma progresiva son la digitalización, la custodia documental y la destrucción certificada.

  1. La digitalización te permite preservar documentos originales del deterioro por uso y en caso de accidente supone un respaldo de seguridad valioso. Además es mucho más sencillo y económico realizar copias de seguridad de documentos electrónicos que en otros soportes.
  2. Un buen complemento de la digitalización es la custodia documental. El papel, una vez digitalizado, está mucho más seguro en una instalación prevista específicamente para su custodia (con vigilancia, sistemas antiincendios, etc.) que en una oficina.
  3. No te olvides tampoco de la destrucción certificada. En muchos casos existe obligación legal y siempre es importante tener la seguridad de que un documento que se arroja a la papelera no termina en manos inapropiadas.

Como ves, no se trata de una cuestión de falta de opciones.

No lo dejes para cuando sea tarde

La mayoría de opciones propuestas son sencillas de implementar y en un plazo breve de tiempo supondrán un ahorro que compensará la inversión.

Además de conseguir mayor seguridad vas a reducir tus costes (copias, tóner, archivadores,…) y la productividad de la empresa mejorará gracias a: menor tiempo recuperando información, facilidad para trabajar en grupo, acceso a los datos en movilidad…

En Doc-it encontrarás documentalistas y expertos en seguridad informática, por lo que estamos especialmente capacitados para esta tarea. Contacta con nosotros y podremos analizar cuáles son los puntos críticos en la seguridad de tu información y empezar a superarlos.

Podemos ayudarte a mejorar la seguridad de tu información

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