Resumen en cifras:
- 240000 expedientes
- xxx m lineales custodiados
- 2 años de ejecución, 2013 a actualidad
¿Cuál era el problema?
El colegio de Gestores Administrativos del Principado de Asturias genera mucha documentación (especialmente transferencias y transmisiones de vehículos) que tiene obligación de conservar. Este requerimiento legal se ve muy dificultado debido a las características de sus sede, que no dispone de demasiado espacio para el almacenamiento de documentación.
¿Cómo se hizo?
El proceso de custodia documental es muy similar en la mayoría de circunstancias. En el caso del Colegio de Gestores Administrativos:
- La documentación que se va a custodiar se recoge semestralmente en sus instalaciones.
- Se realiza un inventario, identificando que documentos se van a depositar en cada contenedor de custodia.
- Se etiqueta cada contenedor con una signatura aséptica que no permite la identificación del contenido.
- Se ubica el contenedor en deposito y se graba la base de datos que relaciona etiqueta, ubicación y contenido.
Ningún servicio de custodia está completo sin la puesta a disposición del cliente de un servicio de préstamo, ya sea de los originales en papel o de una copia digital.
La copia en papel se puede consultar en las propias instalaciones de custodia o remitirse a la sede del colegio. La copia digital, más rápida, se transmite por medios electrónicos. En todo momento queda constancia de qué y quién ha consultado, así como de la fecha.
¿Qué obtuvo el cliente?
La principal ventaja en este caso es la liberación de espacio, evitando la necesidad de tener que alquilar almacén o trastero específicamente para esta función, caros y poco seguros.
Se optimiza el coste económico del gasto en almacén, ya que se paga por metro lineal de estantería ocupado, exactamente lo que se consuma en cada momento. Se gana en seguridad de conservación y acceso, y es posible destruir de forma certificada los expediente al final de su vida útil.
Ahorro de espacio y costes, mejora de la seguridad.
