Resumen en cifras:
- 80.000 expedientes tratados
- 270.000 documentos tratados
- 7.000.000 imágenes digitalizadas
- 2 meses de ejecución, en 2015
¿Cuál era el problema?
La cartera crediticia de un banco supone un volumen de expedientes muy considerable, en el caso de Liberbank con el problema añadido de que se encontraban dispersos en diversas sedes. Esto implicaba problemas para acceder a la información, consultarla, revisarla, etc. Además existen obligaciones de remitir copias de expedientes a organismos de control lo que supone un gasto añadido.
¿Cómo se hizo?
Dado el volumen de papel a manejar y los plazos de entrega existentes, el trabajo para Liberbank se caracterizó por requerir, además de buena capacidad para digitalizar de forma masiva documentos, una coordinación logística muy estudiada:
- Los expedientes se recibieron a diario desde cuatro ubicaciones diferentes.
- Fue obligada una buena trazabilidad en el proceso, para impedir que nada se perdiese ni se desordenase.
- La documentación debía estar el mínimo tiempo posible en nuestras instalaciones.
- Los archivos digitalizados debían entregarse con periodicidad diaria.
El proceso propiamente dicho implicó la identificación de cada documento, su digitalización, la captura de campos de datos y la realización de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para facilitar las búsquedas por texto libre.
Dado el volumen de expedientes a tratar fue necesario la puesta en marcha de controles de calidad basados en: 1) sistemas automáticos de chequeo y 2) revisión aleatoria.
El proceso se completó con la confección diaria de informes detallados al cliente sobre el avance del proyecto.
¿Qué obtuvo el cliente?
Más de 80.000 expedientes digitalizados, 280.000 documentos tratados y un total de 7.000.000 millones de imágenes. Los documentos se entregaron separadamente según su tipo incluyendo metadatos para facilitar su recuperación (nº de expediente, fecha, cif del interesado, entidad,…).
Con el trabajo realizado por Doc-it, Liberbank ha podido agregar todos los expedientes a su gestor documental, mejorando notablemente el acceso a la información y su seguridad, a la vez que reduce costes.
Reducción de costes, mejora de la seguridad y de los tiempos de acceso.
