Seguramente verás como día a día en tu empresa la documentación crece, ocupa nuevos espacios, y cada vez es más díficil tenerla bien organizada. De media el tamaño de los archivos en las oficinas se duplica cada tres años.
Ante este problema la primera opción consiste siempre en racionalizar el uso del papel, tratar de reducir, digitalizar, y tener el archivo bien organizado. Son muchas la opciones que existe para optimizar el espacio que se dedica en una oficina a la documentación.
Sin embargo, también existen obligaciones legales, documentos que se deben conservar durante años, y otros que sencillamente queremos guardar por contener información valiosa para la empresa: antiguos proyectos, datos de clientes, planos, soportes con información digital….
Para estos casos existe la custodia documental, un servicio que permite conservar tu documentación de forma mucho más segura que en la oficina y siempre a menor coste, gracias a la economía de escala.
Dedicar un espacio en la oficina a almacén es siempre una solución cara. Peor aún resulta alquilar un local adicional o trastero y utilizarlo para guardar documentación; es poco seguro y supone un precio por metro de almacenamiento muy alto.
- Reduce el gasto en espacio de almacenamiento
- Tendrás en forma, plazo y lugar cualquier documento que necesites
- Ahorrarás tiempo y dinero en recursos humanos
- Tus datos y documentos estarán más seguros
- Te ayudamos a cumplir la LOPD, destruyendo los documentos al cumplir su vigencia legal
La custodia documental que propone Doc-it utiliza instalaciones específicamente diseñadas para el almacenamiento de documentos con plenas garantías de seguridad: videovigilancia, alarmas, control de humedad, control de accesos… si tienes alguna duda, llámanos y podrás visitarlas en cualquier momento.
El espacio se contrata por metro lineal de estantería requerida, por lo que se paga solo por lo que se necesita en cada momento, es mucho más económico que tener un local entero y resulta fácilmente escalable.
Sea cual sea el tamaño de tu empresa nos ocupamos de ofrecer un servicio completo, seguro y confidencial:
- Organizamos la recogida de la documentación garantizando su traslado óptimo.
- Documentamos la salida de todo el material de tu empresa y la entrada en nuestras instalaciones.
- Clasificamos e inventariamos los documentos para su posterior recuperación.
Un sistema simple que evita costes añadidos y permite ofrecer un servicio muy cómodo a nuestros clientes.
Muy sencillo, nos indicas lo que necesites por teléfono, fax o mail, especificando si quieres trasladarte a nuestro centro de custodia o si quieres que te acerquemos la documentación a tu empresa.
En nuestras instalaciones de custodia contamos con una zona habilitada para que realices la consulta con tranquilidad y comodidad. Si lo prefieres, también te podemos acercar la documentación a tu empresa. El personal de Doc-it localizará la documentación que necesites y te la facilitará.
Siempre se registran los datos de las consultas efectuadas: fecha, hora, persona, seguimiento de los documentos… El cliente recibe todos los meses un informe con las consultas realizadas, la documentación objeto de consulta devuelta al centro de custodia, así como la que esté pendiente de devolución.
