Cada empresa organiza los archivos a su manera. Con un volumen pequeño de documentos se suele mantener cierto orden. Sin embargo lo más frecuente es que surjan complicaciones por no utilizar buenas bases y procedimientos.
Uno de los primeros problemas que suelen presentarse es la dependencia de la persona encargada del archivo; basta que un día falte al trabajo para que nadie sea capaz de encontrar nada. Otro problema habitual es la dispersión de los documentos; muchos salen del archivo sin estar muy claro quién es su responsable y otros ni siquiera llegan nunca a entrar.
Lo característico de estos casos es que se introduce paulatinamente ineficiencia en la oficina a la que poco a poco todo el mundo se va acostumbrando. Se asume que no hay mejor forma de hacerlo y que son consecuencias inevitables de la dependencia del papel.
Las personas habitualmente encargadas del archivo suelen ser quienes se llevan la peor parte. No es habitual que dispongan de conocimientos específicos y protocolos de archivos, y así es muy difícil que hagan bien su tarea.
Mucho trabajo clasificando y ordenando papeles para que, cuando hacen falta, cueste tanto encontrarlos.
- Menor tiempo destinado a archivar al saber como hacerlo
- Menor tiempo de recuperación ya que habrá normas claras
- Mayor seguridad, no «desaparecen» documentos
- Menor espacio necesario gracias al expurgo
- Base sólida más fácil de mantener
- Menor dependencia de una persona concreta
Con todo, superar esta situación no es complejo ya que organizar bien un archivo es una tarea muy bien conocida por los documentalistas.
Un archivo organizado hace mucho mas rápidas las consultas, los documentos ordenados y clasificados son mucho más accesibles, ningún papel se pierde, y el espacio de archivo necesario se puede reducir sensiblemente.
Otro elemento que siempre agradecen las empresas es el expurgo de documentación. Siempre hay documentos en el archivo que no es necesario tener; podrían destruirse sin ningún miedo o llevarse a custodia documental. Sin embargo muchas veces las empresas no tienen del todo claro qué conservar, qué destruir y cómo y cuándo hacerlo.
Contratar a una empresa experta la organización del archivo tiene la ventaja de establecer unos cimientos sólidos en la gestión de la documentación. Con un archivo bien organizado, unos procedimientos básicos, algo de formación y los inventarios al día, es muy sencilla la labor diaria de mantenimiento.
En Doc-it tenemos experiencia, hemos visto múltiples archivos, y conocemos bien las distintas situaciones que suelen presentarse en cada tipo: administrativos, clínicos, financieros,….
Somos una empresa de gestión documental por lo que en nuestro equipo el perfil de documentalista está presente en todos los proyectos. Cuando se trata de organizar un archivo el trabajo de análisis de la situación, definición del método a llevar a cabo, y dirección del proceso es clave.
Cada tipo de documento tiene su mejor forma de ordenación. Hay que tener claro cuándo abrir un nuevo archivador, qué documentos se almacenan juntos o por separado, si es necesario seguir un orden alfabético o utilizar una numeración, cómo etiquetar correctamente, de qué forma hacer los índices para una búsqueda rápida, cada cuánto tiempo y cómo hacer el expurgo,… ¿conoces bien todas estas cuestiones?
Como complemento a la organización de cualquier tipo de archivo es muy conveniente formar al personal que se va a encargar de mantenerlo en el futuro y elaborar los manuales de procedimientos. Se trata de que la labor de ordenación se mantenga en el tiempo y no exista siempre dependencia de terceros.
En Doc-it llevamos organizados muchos archivos. Si nos llamas te ayudaremos a gestionar el tuyo de forma eficaz.
