Muchas empresas disponen de sistemas para compartir archivos y carpetas para trabajar internamente de forma colaborativa. Sin embargo esto no es un buen sistema de gestión documental. Es ineficiente y poco seguro.
Quizás para manejar un número pequeño de archivos sea suficiente unas cuantas carpetas comunes o el almacenamiento en la nube. Sin embargo, a medida que la información crece esto ya no resulta operativo. Y la información siempre crece.
¿Cuál es la última versión? ¿Quién ha modificado este documento? ¿Cómo recupero un borrador anterior? ¿Dónde se encuentra un documento de hace un par de años? ¿Cómo limitar quién puede ver esto? ¿Quién me consigue toda la información de la empresa sobre un tema concreto?
¿Qué nombre has puesto a ese archivo?
En la empresa digital la información es uno de sus mayores valores. Todas las necesidades de información encuentran su respuesta con la puesta en marcha de un sistema de gestión documental.
En Doc-it tenemos soluciones para que puedas gestionar mejor tus contenidos y automatizar los flujos de trabajo en torno a un sistema de gestión documental.
- Localizarás de forma rápida cualquier documento que precises
- Eliminarás costes de transporte y almacenamiento de la documentación
- Reducirás los riesgos de extravío
- Realizarás un mejor control y seguimiento de la distribución de documentos
- Dispensarás una atención más rápida y eficiente a tus clientes o usuarios
Es una aplicación que te permite acceder con rapidez a todos los documentos electrónicos de tu empresa o institución, tanto los escaneados como los que hayas creado originalmente en digital.
Facilita que la información se comparta y se aproveche como recurso colectivo por el conjunto de la plantilla de tu empresa. Evitarás la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, doble grabaciones de datos… En definitiva, incrementarás la eficacia de tu empresa y la harás más rentable.
Existen muchas herramientas open source que se han convertido en referente de la gestión de la información: Alfresco, Koha Kobli, ICA Atom, Omeka…
Contacta con nosotros, cuéntanos tus necesidades, y nosotros encontraremos las soluciones que mejor se ajusten a la actividad de tu empresa o institución.