La documentación que diariamente se maneja en cualquier oficina implica costes significativos. Además, se trata de un gasto poco productivo: las obligaciones legales, el tiempo de archivo, las copias…
La costumbre hace que muchos no nos demos cuenta del tiempo perdido en las acciones manuales repetidas relacionadas con la documentación. ¿No has perdido a veces horas buscando un papel debido a los errores de archivo? ¿Y qué decir de la pareja copia/destructora? Es un poco absurdo hacer tantas copias que al final hay que destruir o reciclar.
Otro problema habitual en las oficinas es el coste en material de archivo, estanterías y armarios. De media en España un 15% del espacio de oficina se dedica a elementos de archivo y cada 3 años se duplica el espacio necesario.
Si trasladas estos números a tu caso concreto estamos seguros de que te verás reflejado. Al menos un 15% de tus costes de alquiler se van en guardar papeles, más el tiempo clasificando, más el tóner de impresora, más el material de archivo, más las copias…
Si además te toca hacer un traslado de locales o tienes alguna avería en tus instalaciones calcula varios días perdidos solo moviendo papeles.
Sin embargo, todo esto tiene una solución simple. Las empresas de mayor productividad ponen en marcha soluciones de gestión documental, políticas de copias e impresión, archivos definitivos fuera de sus instalaciones centrales, digitalización como norma…
Existen muchas formas de reducir el gasto que implica la documentación en un oficina. Además se puede implementar de forma progresiva.
- La digitalización de los documentos de mayor uso puede ser un buen punto de partida. Es un servicio muy económico y permite ahorrar en copias y distribución.
- En caso de que tu archivo no esté en orden, organizarlo puede suponer un ahorro de tiempo y espacio que no imaginas.
- Si dedicas mucho espacio en tu oficina a los papeles o incluso has alquilado instalaciones anexas solo para este fin, la custodia documental es tu solución de ahorro de costes.
- Si lo que necesitas es racionalizar el flujo de documentación en la oficina, no dudes que a muy corto plazo lo más rentable es optar por poner en marcha un Sistema de Gestión Documental. Ahorrarás en tiempo, espacio, copias, destrucción, impresión y material de archivo.
¿Por dónde te gustaría empezar?
Una buena manera de encarar estos problemas es mediante la realización de un estudio de costes, y en Doc-it te lo hacemos de forma gratuita. Contacta con nosotros y pídenos el tuyo.
Hemos trabajado en muchos sectores diferentes y conocemos bien las principales formas de ahorrar en la gestión de la documentación de una organización. 10 años de experiencia nos avalan.
Como cada caso es único te invito a sentarnos a hablar de tu situación y planear la mejor forma de conseguir un ahorro significativo en los costes de tu gestión documental. La competitividad de un negocio está directamente relacionada con no emplear más recursos de los necesarios para conseguir sus objetivos.
No permitas que tu documentación te haga perder dinero y competitividad.