Muchas empresas no se han planteado la importancia que tiene la seguridad de su documentación. Suelen conservar casi todos sus papeles en su propia oficina, no existe control de accesos, y solo realizan ocasionalmente una copia de seguridad de sus archivos electrónicos. Esto contrasta con el gran valor que tiene esta información en la gran mayoría de negocios.
Si mañana tu empresa no pudiese acceder o utilizar sus datos y documentos no solo tendría importantes problemas legales, sino que seguramente no podría cumplir con sus clientes y contratos. Sería sin duda un gran revés.
La seguridad de la documentación tiene varias dimensiones:
- Hay que garantizar su integridad evitando daños o pérdidas.
- Es necesario protegerla de curiosos, robos y filtraciones.
- Existe obligación legal de custodiar con seguridad datos sensibles de terceros.
- Dentro de 10 años deberías poder acceder a la información almacenada como hoy mismo.
¿Tu sistema actual cumple estos requisitos? La información de una empresa no se debería gestionar compartiendo carpetas entre varios usuarios o confiándolo todo al papel.
Implantar un Sistema de Gestión Documental es una gran idea, ya que incorpora la dimensión de la seguridad de forma integral. Permite por ejemplo controlar quién accede a cada documento y con qué privilegios. También es muy útil para gestionar versiones, evitando sobreescribir documentos válidos. Se puede rastrear quién accede a cada registro. Permite mantener una copia online única de cada documento, evitando las copias sin control. Son muchas las ventajas.
Otros pasos que se pueden dar para mejorar la seguridad de forma progresiva son la digitalización, la custodia documental y la destrucción certificada.
- La digitalización te permite preservar documentos originales del deterioro por uso y en caso de accidente supone un respaldo de seguridad valioso. Además es mucho más sencillo y económico realizar copias de seguridad de documentos electrónicos que en otros soportes.
- Un buen complemento de la digitalización es la custodia documental. El papel, una vez digitalizado, está mucho más seguro en una instalación prevista específicamente para su custodia (con vigilancia, sistemas antiincendios, etc.) que en una oficina.
- No te olvides tampoco de la destrucción certificada. En muchos casos existe obligación legal y siempre es importante tener la seguridad de que un documento que se arroja a la papelera no termina en manos inapropiadas.
Como ves, no se trata de una cuestión de falta de opciones.
Una buena manera de encarar estos problemas es mediante la realización de un estudio de costes, y en Doc-it te lo hacemos de forma gratuita. Contacta con nosotros y pídenos el tuyo.
Hemos trabajado en muchos sectores diferentes y conocemos bien las principales formas de ahorrar en la gestión de la documentación de una organización. 10 años de experiencia nos avalan.
Como cada caso es único te invito a sentarnos a hablar de tu situación y planear la mejor forma de conseguir un ahorro significativo en los costes de tu gestión documental. La competitividad de un negocio está directamente relacionada con no emplear más recursos de los necesarios para conseguir sus objetivos.
No permitas que tu documentación te haga perder dinero y competitividad.